العمل المؤسسي في العائلة | أحمد الفايز
أ. أحمد بن عبدالعزيز الفايز
بات العمل للأسرة، والسعي لنيل الشرف بركابه هاجساً لدى فئات كثيرة من الناس وتعددت وسائله نظراً لتعدد المجتمعات وقطاعاته المدنية والأهلية فضلاً عن ا لحكومية
وكانت بداية الدعوة المحمدية بقوله (وأنذر عشيرتك الأقربين) مقترنة بقوله عليه الصلاة والسلام: (( إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملاً أن يتقنه )) رواه الترمذي.
والمتأمل لحال الكثير قديماً وحديثاً تجد لديهم نشاطاً في عشيرته وأهل رحمه إلا ما ندر ممن أختل عنده فقه الأولويات، والجمع بين الحسنين ، لذا كان من المستحسن أن ينطلق العامل وفق عمل يرسم أهدافه وينفذها ليقطف ثمارها في الدنيا بلذة النجاح وفي الآخرة بالفلاح ، ، ، وإليك أيها القارئ الكريم خطوطاً عريضة في ملامحه.
1/ تعريفه:
هو نظام يتجه نحو تحقيق الأهداف وفق علاقة مترابطة في وحدات إدارية ذات خطوط محددة وقيم تضمن الاستمرار والنمو.
2/ أهميته:
2 / 1 يحقق ضمان الاستمرارية في الأداء:
فكثير من الأعمال والبرامج التي يقوم بها العاملون في محيط عوائلهم لا تتجاوز ردود أفعال أو عواطف إيمانية أو تفرغ يتأتى بين حين لآخر أما العمل المؤسسي فهو عبارة عن منظومة ونظام يلزم العامل بالعمل ويتابع استمراره ويحاسب على التقصير في أدائه فضلاً عن إهماله ، عبر لجان محددة الاجتماعات وجداول عمل مسبقة التدوين .
2 / 2 يساعد على تقييم الأداء ومن ثم تقويمه:
فمن الطبيعي لكل عمل أن يصحبه كثير من الإخفاق وعقبات الفشل لكن العمل المؤسسي يراجع أعماله ليقيمها فيعرف نقاط القوة فينميها ويزيد في تفعيلها ونقاط الضعف فيصوب ما يناسب التصويب أو يعدل أو يستبدل وهكذا …. (شعاره أن الفشل خطوة نحو النجاح).
2 / 3 يوزع المهام والتكاليف :
وهذا أكبر معوق يشتكي منه كثير من العاملين وهو قلة المعين بينما العمل المؤسسي يضع الوصف الوظيفي لكل عامل ويحدد له المهام ويمنحه الصلاحيات مصحوباً بالمساندة والتحفيز المستمر ، مثال :
مهمات اللجنة الثقافية :
إعداد مفكرة خاصة بالبيانات الأسرية لبيوت العائلة وتحديثها دورياً.
خدمة العائلة إعلامياً وتعزيز علاقتها بالأسر الأخرى.
إصدار مطبوعة دورية تعني بشؤون العائلة.
رعاية موقع العائلة على شبكة الإنترنت وشبكات التواصل والعمل على تطويرهما وتحديثهما
إصدار مفكرة دورية لبيانات وهواتف أفراد العائلة.
متابعة ما يخص شجرة العائلة وتحديثها دورياً.
الترتيب لعمل برامج متنوعة خلال الملتقى السنوي العام.
تنفيذ مجموعة دورات متخصصة في التنمية البشرية وتطوير الذات والعلاقات الأسرية ونحوها.
ترتيب بعض المناشط التي تخدم الجانب الثقافي للعائلة.
تكريم المتفوقين والمتفوقات من الطلاب و الموظفين وأصحاب الإنجازات المتميزة.
الاحتفاء بالمتزوجين والمتزوجات من أفراد العائلة.
ترتيب رحلات خاصة بالشباب والبراعم من أبناء العائلة.
إقامة المسابقات والمنافسات (الثقافية ، القرآنية ، الرياضية ، الاجتماعية) بين أفراد وفروع الأسرة
إطلاق قروبات التخصص والميول (واتس أب) مما يسمى دوائر الاهتمام كقروب الدراسات العليا وآخر في اختيار التخصص الجامعي وثالث للباحثين عن عمل … وهكذا
2 / 4 يزيد من اكتشاف الطاقات :
في المحيط العائلي الكبير وفي التجمعات الاجتماعية لا يمكن التعرف على الكوادر ومن ثم تطويرها وبالعمل المؤسسي ستجد أنك بحاجة إلى العشرات من الشخصيات التي تناسب المهام المحتاجة مما يتيح له ميدان عمل وتجربة يخفق فيه عدد وتلمع فيه نجوم يزيدها الزمن بريقاً ولمعاناً .
2 / 5 يحقق مفهوم العمل الجماعي وروح الفريق الواحد :
فرأي الواحد مهما كان ثاقباً فهو أقل درجة من رأي الاثنين فضلاً عن الجماعة مما يضمن صواباً في العمل وقبولاً لدى المتلقي وتبعة أقل ويكفي فيه بركة ( وتعاونوا على البر والتقوى ). فكل قرار لم يصدر برأي جماعة تمَّ اتخاذه عبر اجتماع منظم فهو غالباً مرتجل محفوف بالخطأ.
3/ آليات العمل المؤسسي:
3 / 1 وضع النظام واللوائح ومتابعة تنفيذها
رسم الأهداف بشكل دقيق وواقعي :
فمن الضروري كتابة الأهداف وتحديدها بشكل واضح وفق الضوابط التالية:
* الواقعية في التطبيق
* مراعاة الظروف الاجتماعية ونحوها
* بعيدة النظر
* تعني باستمرار العمل لا قيامه فقط / مثال :
1- التعارف المؤدي إلى صلة الرحم
2- التكافل الاجتماعي بين العائلة
3- نشر الخير بين أفراد العائلة
صياغة النظام الأساسي واللوائح التنفيذية:
فالنظـام يحدد اختيار مجلس الإدارة وتكوينه والهياكـل وطرق اتخاذ القرار واجتماعاته (وهي معدة لدى كثير من العوائل)أما اللوائح التنفيذية ففيها تحدد اللجان العاملة والوصف الوظيفي مع المهام المناطة بها والصلاحيات الممنوحة لها كاللجنة الثقافية، والعلاقات العامة، والزكاة، والمالية، وحبذا أن تمنح هذه اللجان صلاحية إقامة لجان فرعية كلجنة الشباب والإعلام ونحوها ضمن اللجنة الثقافية.
المتابعة المستمرة:
فالتنظير كثير من يحسنه لكن التنفيذ ومتابعة التنفيذ قلة من يتقنه فالمتابعة المستمرة بالأساليب الآتية تضمن استمرار العمل العائلي:
* الاجتماعات المجدولة والدورية
* المشاركة في المهام مع الآخرين إذا دعت الحاجة
* التحفيز للعاملين
* التواصل في تنفيذ المهام
* القدوة العملية فتقديم النموذج العامل الذي يحتذى به أكبر أسلوب للمتابعة
3 / 2 العناية الفائقة بالأفراد :
* تحديد الوصف للعامل
* البحث في الشخصيات ذات الصفات المناسبة
* حسن الاستقطاب والإقناع
* التدريب بشتى طرقه الفردية والجماعية
* التحفيز المستمر
* التركيز على الصف الثاني لكل عامل
3 / 3 وضوح الجانب المالي وأثره الملموس في العائلة :
المال عصب الحياة ووسيلة من أهم وسائل العمل العائلي لذا فإن من ركائز العمل المؤسسي في العائلة أن يتحلى بالآتي:
* الشفافية والوضوح في الواردات والمصروفات
* إيجاد الموارد المالية والتركيز على الدائم منها ولو قلَّ ومنها
- الاشتراك السنوي للموظفين
- التركيز على أهل اليسار في العائلة
- الاستثمار المنضبط ونسبة حصول الأرباح فيه عالية ولو قلت نسبة الربح
- تفعيل الزكاة
4/ أسلوب إدارة العمل:
4 / 1 الانطلاق من الخطط :
فالنشاط عندما تحدد برامجه المنبثقة من الأهداف الأساسية ويحدد زمن تنفيذها ، والتكلفة المالية ، والشخص المسئول ، ينظم ويسهل التنفيذ ويقيس الأداء ويستقيم التقويم.
4 / 2 تنظيم العمل:
العمل المؤسسي من أولوياته خط سير الإنتاج بطريقة انسيابية تجدد فيه الاجتماعات بشكل دوري لكل مجلس ولجنة ومكان الاجتماع وترسم جداول الأعمال من الأمين مسبقاً وتعد الأوراق المطروحة للنقاش قبل الاجتماع ليتم استيعاب الأفكار ويتخذ القرار بكل سهولة وعلمية محكمة يدون خلالها الأمين القرارات ويتابع بعد الاجتماع المتابعات التي تم تكليف الأفراد بها .
4 / 3 الرئيس القائد :
فلكل عمل رجاله فوجود الشخصيات التي تتمتع بالقيادة العائلية التي من أهمها :
* الجوانب الشخصية في القيادة كالتفكير السليم والحكمة وإدارة الأفراد ونحوها .
* التفاؤل فالعمل العائلي بحاجة كبيرة إلى المتفائلين لأنه يتعامل مع شريحة متفاوتة التكفير والطبقات وعيون نافذة لأن الأمر يعنيهم فهو يعمل باسمهم لذا ينبغي أن لا يتطرق له اليأس والإحباط.
* التحفيز المستمر للعمل والعاملين بأساليبه المختلفة.
* القبول في العائلة علمياً ووظيفياً ومكانه في العائلة، ولباقة في التعامل والحديث.
* الوضوح والشفافية.
* العناية بالأفراد في العائلة عموماً وحضور المناسبات الاجتماعية والعاملين خصوصاً .
* التطوير الذاتي المستمر.
هذه لمحات لعمل مؤسسي في النشاط الأسري اشتملت على الأركان الأساسية للعمل المؤسسي
وبالله التوفيق
Fayz47@hotmil.com
بات العمل للأسرة، والسعي لنيل الشرف بركابه هاجساً لدى فئات كثيرة من الناس وتعددت وسائله نظراً لتعدد المجتمعات وقطاعاته المدنية والأهلية فضلاً عن ا لحكومية
وكانت بداية الدعوة المحمدية بقوله (وأنذر عشيرتك الأقربين) مقترنة بقوله عليه الصلاة والسلام: (( إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملاً أن يتقنه )) رواه الترمذي.
والمتأمل لحال الكثير قديماً وحديثاً تجد لديهم نشاطاً في عشيرته وأهل رحمه إلا ما ندر ممن أختل عنده فقه الأولويات، والجمع بين الحسنين ، لذا كان من المستحسن أن ينطلق العامل وفق عمل يرسم أهدافه وينفذها ليقطف ثمارها في الدنيا بلذة النجاح وفي الآخرة بالفلاح ، ، ، وإليك أيها القارئ الكريم خطوطاً عريضة في ملامحه.
1/ تعريفه:
هو نظام يتجه نحو تحقيق الأهداف وفق علاقة مترابطة في وحدات إدارية ذات خطوط محددة وقيم تضمن الاستمرار والنمو.
2/ أهميته:
2 / 1 يحقق ضمان الاستمرارية في الأداء:
فكثير من الأعمال والبرامج التي يقوم بها العاملون في محيط عوائلهم لا تتجاوز ردود أفعال أو عواطف إيمانية أو تفرغ يتأتى بين حين لآخر أما العمل المؤسسي فهو عبارة عن منظومة ونظام يلزم العامل بالعمل ويتابع استمراره ويحاسب على التقصير في أدائه فضلاً عن إهماله ، عبر لجان محددة الاجتماعات وجداول عمل مسبقة التدوين .
2 / 2 يساعد على تقييم الأداء ومن ثم تقويمه:
فمن الطبيعي لكل عمل أن يصحبه كثير من الإخفاق وعقبات الفشل لكن العمل المؤسسي يراجع أعماله ليقيمها فيعرف نقاط القوة فينميها ويزيد في تفعيلها ونقاط الضعف فيصوب ما يناسب التصويب أو يعدل أو يستبدل وهكذا …. (شعاره أن الفشل خطوة نحو النجاح).
2 / 3 يوزع المهام والتكاليف :
وهذا أكبر معوق يشتكي منه كثير من العاملين وهو قلة المعين بينما العمل المؤسسي يضع الوصف الوظيفي لكل عامل ويحدد له المهام ويمنحه الصلاحيات مصحوباً بالمساندة والتحفيز المستمر ، مثال :
مهمات اللجنة الثقافية :
إعداد مفكرة خاصة بالبيانات الأسرية لبيوت العائلة وتحديثها دورياً.
خدمة العائلة إعلامياً وتعزيز علاقتها بالأسر الأخرى.
إصدار مطبوعة دورية تعني بشؤون العائلة.
رعاية موقع العائلة على شبكة الإنترنت وشبكات التواصل والعمل على تطويرهما وتحديثهما
إصدار مفكرة دورية لبيانات وهواتف أفراد العائلة.
متابعة ما يخص شجرة العائلة وتحديثها دورياً.
الترتيب لعمل برامج متنوعة خلال الملتقى السنوي العام.
تنفيذ مجموعة دورات متخصصة في التنمية البشرية وتطوير الذات والعلاقات الأسرية ونحوها.
ترتيب بعض المناشط التي تخدم الجانب الثقافي للعائلة.
تكريم المتفوقين والمتفوقات من الطلاب و الموظفين وأصحاب الإنجازات المتميزة.
الاحتفاء بالمتزوجين والمتزوجات من أفراد العائلة.
ترتيب رحلات خاصة بالشباب والبراعم من أبناء العائلة.
إقامة المسابقات والمنافسات (الثقافية ، القرآنية ، الرياضية ، الاجتماعية) بين أفراد وفروع الأسرة
إطلاق قروبات التخصص والميول (واتس أب) مما يسمى دوائر الاهتمام كقروب الدراسات العليا وآخر في اختيار التخصص الجامعي وثالث للباحثين عن عمل … وهكذا
2 / 4 يزيد من اكتشاف الطاقات :
في المحيط العائلي الكبير وفي التجمعات الاجتماعية لا يمكن التعرف على الكوادر ومن ثم تطويرها وبالعمل المؤسسي ستجد أنك بحاجة إلى العشرات من الشخصيات التي تناسب المهام المحتاجة مما يتيح له ميدان عمل وتجربة يخفق فيه عدد وتلمع فيه نجوم يزيدها الزمن بريقاً ولمعاناً .
2 / 5 يحقق مفهوم العمل الجماعي وروح الفريق الواحد :
فرأي الواحد مهما كان ثاقباً فهو أقل درجة من رأي الاثنين فضلاً عن الجماعة مما يضمن صواباً في العمل وقبولاً لدى المتلقي وتبعة أقل ويكفي فيه بركة ( وتعاونوا على البر والتقوى ). فكل قرار لم يصدر برأي جماعة تمَّ اتخاذه عبر اجتماع منظم فهو غالباً مرتجل محفوف بالخطأ.
3/ آليات العمل المؤسسي:
3 / 1 وضع النظام واللوائح ومتابعة تنفيذها
رسم الأهداف بشكل دقيق وواقعي :
فمن الضروري كتابة الأهداف وتحديدها بشكل واضح وفق الضوابط التالية:
* الواقعية في التطبيق
* مراعاة الظروف الاجتماعية ونحوها
* بعيدة النظر
* تعني باستمرار العمل لا قيامه فقط / مثال :
1- التعارف المؤدي إلى صلة الرحم
2- التكافل الاجتماعي بين العائلة
3- نشر الخير بين أفراد العائلة
صياغة النظام الأساسي واللوائح التنفيذية:
فالنظـام يحدد اختيار مجلس الإدارة وتكوينه والهياكـل وطرق اتخاذ القرار واجتماعاته (وهي معدة لدى كثير من العوائل)أما اللوائح التنفيذية ففيها تحدد اللجان العاملة والوصف الوظيفي مع المهام المناطة بها والصلاحيات الممنوحة لها كاللجنة الثقافية، والعلاقات العامة، والزكاة، والمالية، وحبذا أن تمنح هذه اللجان صلاحية إقامة لجان فرعية كلجنة الشباب والإعلام ونحوها ضمن اللجنة الثقافية.
المتابعة المستمرة:
فالتنظير كثير من يحسنه لكن التنفيذ ومتابعة التنفيذ قلة من يتقنه فالمتابعة المستمرة بالأساليب الآتية تضمن استمرار العمل العائلي:
* الاجتماعات المجدولة والدورية
* المشاركة في المهام مع الآخرين إذا دعت الحاجة
* التحفيز للعاملين
* التواصل في تنفيذ المهام
* القدوة العملية فتقديم النموذج العامل الذي يحتذى به أكبر أسلوب للمتابعة
3 / 2 العناية الفائقة بالأفراد :
* تحديد الوصف للعامل
* البحث في الشخصيات ذات الصفات المناسبة
* حسن الاستقطاب والإقناع
* التدريب بشتى طرقه الفردية والجماعية
* التحفيز المستمر
* التركيز على الصف الثاني لكل عامل
3 / 3 وضوح الجانب المالي وأثره الملموس في العائلة :
المال عصب الحياة ووسيلة من أهم وسائل العمل العائلي لذا فإن من ركائز العمل المؤسسي في العائلة أن يتحلى بالآتي:
* الشفافية والوضوح في الواردات والمصروفات
* إيجاد الموارد المالية والتركيز على الدائم منها ولو قلَّ ومنها
- الاشتراك السنوي للموظفين
- التركيز على أهل اليسار في العائلة
- الاستثمار المنضبط ونسبة حصول الأرباح فيه عالية ولو قلت نسبة الربح
- تفعيل الزكاة
4/ أسلوب إدارة العمل:
4 / 1 الانطلاق من الخطط :
فالنشاط عندما تحدد برامجه المنبثقة من الأهداف الأساسية ويحدد زمن تنفيذها ، والتكلفة المالية ، والشخص المسئول ، ينظم ويسهل التنفيذ ويقيس الأداء ويستقيم التقويم.
4 / 2 تنظيم العمل:
العمل المؤسسي من أولوياته خط سير الإنتاج بطريقة انسيابية تجدد فيه الاجتماعات بشكل دوري لكل مجلس ولجنة ومكان الاجتماع وترسم جداول الأعمال من الأمين مسبقاً وتعد الأوراق المطروحة للنقاش قبل الاجتماع ليتم استيعاب الأفكار ويتخذ القرار بكل سهولة وعلمية محكمة يدون خلالها الأمين القرارات ويتابع بعد الاجتماع المتابعات التي تم تكليف الأفراد بها .
4 / 3 الرئيس القائد :
فلكل عمل رجاله فوجود الشخصيات التي تتمتع بالقيادة العائلية التي من أهمها :
* الجوانب الشخصية في القيادة كالتفكير السليم والحكمة وإدارة الأفراد ونحوها .
* التفاؤل فالعمل العائلي بحاجة كبيرة إلى المتفائلين لأنه يتعامل مع شريحة متفاوتة التكفير والطبقات وعيون نافذة لأن الأمر يعنيهم فهو يعمل باسمهم لذا ينبغي أن لا يتطرق له اليأس والإحباط.
* التحفيز المستمر للعمل والعاملين بأساليبه المختلفة.
* القبول في العائلة علمياً ووظيفياً ومكانه في العائلة، ولباقة في التعامل والحديث.
* الوضوح والشفافية.
* العناية بالأفراد في العائلة عموماً وحضور المناسبات الاجتماعية والعاملين خصوصاً .
* التطوير الذاتي المستمر.
هذه لمحات لعمل مؤسسي في النشاط الأسري اشتملت على الأركان الأساسية للعمل المؤسسي
وبالله التوفيق
Fayz47@hotmil.com
7:45 ص
