الإنتاجية من خلال تجميع المهام | مترجم
إذا كنت تبحث عن زيادة إنتاجيتك في العمل، ففكر في تنفيذ تقسيم المهام. تتضمن هذه الاستراتيجية الجمع بين المهام المتشابهة وإكمالها في وقت واحد بدلاً من توزيعها على مدار اليوم. يمكن أن يساعد تقسيم المهام الفرق على تنظيم نفسها بشكل أفضل، وإنتاج نتائج عالية الجودة، والوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع.
في هذه المقالة، نشرح ما هو تجميع المهام معًا، ونناقش فوائده ونشارك الخطوات والنصائح لتنفيذ الاستراتيجية في مكان عملك.
* ما هي تجميع المهام؟
تجميع المهام هو عملية يقوم فيها الموظفون بدمج المهام المتشابهة وإكمالها في وقت واحد. يتيح لك هذا إكمال المهام بشكل أسرع من خلال دمجها في مهمة واحدة بدلاً من مطالبتك بإكمالها طوال اليوم.
توفر لك عملية تقسيم المهام سير عمل مركّزًا وتقلل من التسويف من خلال تقليل عبء العمل الإجمالي. توفر لك هذه الطريقة مزيدًا من الهيكل وتسمح لك بالعمل على مهمة واحدة في كل مرة دون انقطاع.
* فوائد تجميع المهام
فيما يلي بعض فوائد تجميع المهام:
1- يزيد التركيز
يتيح لك تقسيم المهام زيادة التركيز من خلال تقليل التعب وعدد المهام التي تتطلب الإنجاز. يمكنك أيضًا زيادة التركيز من خلال الحد من عدد عوامل التشتيت من حولك والسماح لعقلك بالتركيز على المهام بشكل كامل. في المقابل، تتطلب طرق العمل الأخرى من الموظفين تغيير المهام بشكل متكرر.
2- يقلل من الإجهاد
يمكنك تقليل التوتر باستخدام تقسيم المهام إلى مجموعات لإنشاء أعباء عمل أكثر قابلية للإدارة. كما يوفر لك هذا جدولاً أفضل ويزيد من فرصك في إنجاز المهام المعقدة يوميًا.
يمكنك أيضًا تجربة قدر أقل بكثير من التوتر لأنك تقدم عملًا عالي الجودة وتتلقى المزيد من التقدير من المشرفين، مما يؤدي إلى تحسين صحة الموظفين وتحسين ثقافة الشركة.
3- يحسّن الإنتاجية
قد تشعر بزيادة الإنتاجية من خلال تحسين سير العمل وقضاء وقت أقل في المهام ذات القيمة المنخفضة. يتطلب تقسيم المهام أن تكمل العمل ذي الأولوية العالية عندما تشعر بأكبر قدر من التحفيز والإنتاجية.
تتطلب عملية تجميع المهام أيضًا إنشاء جدول تفصيلي يمنعك من تفويت المواعيد النهائية. كما تعمل تقنية العمل هذه على زيادة الإنتاجية من خلال توفير عبء عمل أكثر قابلية للإدارة وتزويدك بمسار واضح وخطي لإنجاز المهام.
على سبيل المثال، قد تعمل على مشاريع تتطلب منك كتابة تقارير أو مقالات. في هذا السيناريو، يمكنك تجميع كل المهام التي تتطلب البحث معًا. يمكنك أيضًا تجميع المهام التي تتطلب منك رسم الخطوط العريضة وكتابة المسودة وتحرير وإدارة كتاباتك.
* كيفية توزيع المهام على الدفعات
إذا كنت تريد استخدام تجميع المهام لتحسين إجمالي عبء العمل والإنتاجية، فيمكنك اتباع الخطوات التالية لمساعدتك خلال العملية:
1. قم بإدراج قائمة بالمهام التي يجب عليك القيام بها
يتطلب تقسيم المهام إلى مجموعات تدريبًا كبيرًا، والذي يبدأ عادةً بإدراج قائمة المهام التي يتعين عليك إنجازها وتحديد أولوياتها. يقرر بعض الموظفين إنجاز ذلك من خلال تنظيم المهام وفقًا للاحتياجات اليومية، بينما يفكر آخرون في الاحتياجات الأسبوعية.
إذا قررت إعداد قائمة بالمهام وفقًا للاحتياجات الأسبوعية، فراجع تقدمك عدة مرات طوال الأسبوع للتأكد من إنجاز المهام بكفاءة. عند إعداد المهام وفقًا للاحتياجات اليومية، يمكنك إنشاء تقارير مفصلة وفصل المهام وفقًا للمواعيد النهائية.
2. المهام المنفصلة
قد تجد أنه من المفيد تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر. وهذا من شأنه أن يخلق عبء عمل أكثر قابلية للإدارة ويسمح لك بتصنيف المهام المتشابهة بشكل أكثر فعالية. على سبيل المثال، إذا كان لديك العديد من المهام التي تتطلب التواصل عبر البريد الإلكتروني أو المراسلات، فيمكنك إكمال جميع المهام المتعلقة بالبريد الإلكتروني مرة واحدة.
من خلال تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر، يمكنك إعادة تقييم اتجاه مشروعك، إلى جانب المهام التي تقوم بإنجازها أولاً.
3. تصنيف المهام
قم بتصنيف المهام وفقًا للوظيفة عند تنفيذ دفعات المهام لزيادة الإنتاجية وتخفيف عبء العمل. على سبيل المثال، يمكنك استخدام دفعات المهام لترميز مهامك بالألوان وفقًا لأولويتها أو مستوى وظيفتها. يمكنك استخدام اللون الوردي للمهام التي تتطلب التواصل، على سبيل المثال، والأزرق للمهام التي تتطلب بحثًا مهمًا.
4. نظم جدولك الزمني
عندما تقوم بإدراج مهامك وفصلها وتصنيفها، قم بتنظيم جدولك الزمني لتصور التقويم الخاص بك. قد ترغب في استخدام كتل أو ملاحظات لاصقة يمكنك تكديسها معًا لتمثيل وظائف مماثلة. يتيح لك هذا تحديد المهام المجمعة بسهولة أكبر وبالتالي زيادة إنتاجيتك. عند إكمال مهمة، يمكنك إعادة استخدام الملاحظة اللاصقة للوظائف المستقبلية.
* نصائح لتقسيم المهام بشكل فعال
فيما يلي بعض النصائح لأولئك الذين يريدون ممارسة تقسيم المهام:
1. حدد أولوياتك
عند تنفيذ عملية تجميع المهام، ضع في اعتبارك سبب تخطيطك لاستخدام هذه الطريقة. على سبيل المثال، يقرر بعض الموظفين تفويض المهام ذات القيمة المنخفضة إلى محترفين آخرين وخبراء في تكنولوجيا المعلومات. قد ترغب أيضًا في التفكير في المهام التي يجب تجميعها أولاً.
يفضل بعض الموظفين تنفيذ المهام ذات القيمة المنخفضة في مجموعات، بينما يفضل آخرون العمل على المهام ذات القيمة العالية. عند الاستعانة بمصادر خارجية لمهامك ذات القيمة المنخفضة لمتخصصين آخرين، تحصل على مزيد من الوقت للمهام المهمة التي تتطلب خبرتك الخاصة.
2. استخدم تجميع المهام لأجزاء اليوم التي تتطلب طاقة منخفضة
عندما يواجه الموظفون انخفاضًا في الإنتاجية أو الدافعية أثناء نوبات عملهم، فقد يكون من المفيد تقسيم المهام ذات القيمة المنخفضة إلى مجموعات خلال فترات اليوم التي تكون فيها الطاقة منخفضة. على سبيل المثال، يفقد بعض الموظفين طاقتهم بعد استراحة الغداء.
إذا حدث لك هذا، ففكر في توفير دفعات من الأعمال ذات القيمة المنخفضة لهذا الوقت لتوفير الطاقة. وهذا يضمن لك إمكانية إنجاز المهام دون الحاجة إلى استخدام قدر استثنائي من الطاقة.
3. حدد آخر يوم لإنجاز العمل
عند تقسيم المهام، ضع في اعتبارك المواعيد النهائية وكمية الوقت التي تتوقع أن تقضيها في مهام معينة. يتيح لك هذا تجميع المهام التي تستغرق نفس القدر من الوقت وتعزيز الإنتاجية الإجمالية.
من خلال تحديد مواعيد نهائية لنفسك، يمكنك تنظيم يومك بشكل متناسب. وهذا يوفر لك أيضًا مهام قابلة للقياس ويضمن لك إمكانية تتبع تقدمك بمرور الوقت. إذا كنت تقضي وقتًا أقل في المهام باستخدام تجميع المهام، فقد ترغب في الاستمرار في استخدام تقنية العمل هذه.
- انتهى -
